盡管目前招標文件在制作時，第一頁會設(shè)有“告投標人書”，提醒投標人在制作投標文件時注意“減負”，但是在實際操作中，相關(guān)人員在審閱投標文件時，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)投標人的投標書的頁數(shù)、內(nèi)容、設(shè)計等差異很大。比如，有的投標文件，商務(wù)標和技術(shù)標的頁數(shù)有1000多頁、內(nèi)容多有重復(fù)、設(shè)計過于精致。那么，如何能在不影響投標效果的前提下為投標文件“減負”呢？

一、制作投標文件要緊抓關(guān)鍵點

投標人在制作投標文件時，一定要仔細閱讀招標文件的要求，分清主次，抓住重點。投標文件的技術(shù)標應(yīng)針對該項目的采購需求和技術(shù)要求，主要針對關(guān)鍵技術(shù)、工藝，避免把標準、規(guī)范、規(guī)程等具體內(nèi)容載入技術(shù)標中；商務(wù)標要特別注意資格條件要求、實質(zhì)性響應(yīng)要求、星號條款、無效標條款以及評標辦法等。

在實際操作中，資格條件要求、實質(zhì)性響應(yīng)要求、星號條款或無效標條款很重要，若投標文件沒有提供有關(guān)資格證明或?qū)嵸|(zhì)性響應(yīng)，就會被認為是重大偏差，評標委員會將其判為無效投標。

評標辦法中的有關(guān)評標因子，一定要在投標文件中提供相關(guān)資料，因為評標委員會是完全按招標文件的評標辦法打分的，同時也只能依據(jù)投標文件打分，不能尋求外部證據(jù)。若投標人沒有提供就會失分。有些投標人電子投標書頁數(shù)很多，設(shè)計也很精美，內(nèi)容也齊全，但卻把很多不要的內(nèi)容（比如不參與打分的內(nèi)容）統(tǒng)統(tǒng)放進投標文件，卻遺漏很重要的、不該遺漏的內(nèi)容。

例如，某服務(wù)類采購項目，某家服務(wù)單位很受采購人青睞，投標價格也不高，投標文件做得很厚，設(shè)計也很精美，但投標人沒有仔細閱讀資格條款中“1、投標文件中由法定代表人授權(quán)代表簽字（或蓋章）的情況下，應(yīng)按招標文件規(guī)定格式提供法定代表人授權(quán)委托書；2、按招標文件要求提供被授權(quán)人身份證，否則被視為非實質(zhì)性響應(yīng)”，投標時遺漏了重要的實質(zhì)性內(nèi)容，沒有提供法定代表人授權(quán)委托書，在資格性審查時被判為無效投標。投標人完全可以本著精簡原則，將招標文件中所提到的要求羅列即可，沒必要增加與投標關(guān)系不大的內(nèi)容。

二、細節(jié)梳理

在制作標書時，簡單梳理投標文件中比較重要的、不能遺漏的內(nèi)容：

一是注意招標文件的資格要求。招標文件要求的投標人資格條件是資格審查的內(nèi)容，在投標文件中一定要提供。

二是注意招標文件的資格響應(yīng)表和實質(zhì)性響應(yīng)表中的內(nèi)容。資格響應(yīng)表和實質(zhì)性響應(yīng)表中的內(nèi)容屬于無效標條款，如果沒有實質(zhì)性響應(yīng)，就會被視為無效投標。

三是注意政策功能的有關(guān)內(nèi)容。為體現(xiàn)政府采購的政策功能，招標文件和評標辦法中都會包括一些政策性條款。投標文件中一定要把有關(guān)的證書放進去，否則就無法有加分等優(yōu)待。

四是注意仔細閱讀招標文件。搞清核心產(chǎn)品，精讀評標辦法，弄清打分因子，研究投標對策，把相關(guān)內(nèi)容放進標書，以便不被判為無效標，評標委員會按評標辦法打分時也不至失分。

投標文件的技術(shù)標應(yīng)針對空調(diào)項目的采購需求和技術(shù)要求，針對需求的關(guān)鍵技術(shù)、進度、重點、難點等，避免把標準、規(guī)范、規(guī)程、工法的具體內(nèi)容載入技術(shù)標中，以簡化投標文件。

三、優(yōu)化招投標文件及環(huán)境

以上問題在實踐操作中容易出現(xiàn)，投標人應(yīng)高度重視，千萬不要忽視投標書的細節(jié)，但也沒必要面面俱到。投標文件的“重量”，不僅增加供應(yīng)商的成本，也增加了評標專家的勞動強度。建設(shè)節(jié)約型政府采購環(huán)境，投標文件“減負”是大勢所趨。

當(dāng)然要簡化投標文件不能光靠投標人，也要靠監(jiān)管單位，招標機構(gòu)等主體，共同來優(yōu)化政府采購營商環(huán)境。

一是優(yōu)化招標文件模板，精簡投標人提供的相關(guān)材料。對于投標人不必要提供的內(nèi)容和資料，在招標文件中刪去。

二是完善和拓展政府采購平臺功能，充分利用數(shù)據(jù)庫信息，對于每個項目都通用的投標人資料，比如基本情況表，資質(zhì)，無違法記錄承諾、類似業(yè)績等資料，可以利用信息平臺采集的功能，自動采集生成，錄入政府采購平臺信息后，一次輸入多次管用，不必要每次投標都重復(fù)提供，減輕投標企業(yè)負擔(dān)，簡化投標文件。